Počas svojho niekoľkoročného pôsobenia na pozícii projektového manažéra v reklamnej agentúre som zažil stovky situácií, bolo potrebné vyriešiť nejaký problém, aby projekty mohli napredovať. Beriem to ako bežnú súčasť manažérskej práce, kedy je potrebné koordinovať a riadiť viaceré premenné od projektov, kolegov, klientov a i.
Avšak niektoré problémy sú natoľko akútne, že ich odkladanie by malo vážne dôsledky na priebeh projektu. Práve v týchto momentoch prichádza na rad hot fix – okamžité riešenie, ktoré zabezpečí nápravu.
V tomto článku vám ukážem, ako v podobných situáciách postupovať, a poskytnem praktický návod na zvládnutie krízových momentov.
Pri akútnom probléme je dôležitá každá minúta
Predstavte si modelovú situáciu: pri plánovaní marketingových kampaní nastala chyba a tematická reklama zameraná na Black Friday bola nesprávne spustená v zlom termíne. Ide o zásadný problém, pretože reklama cieli na špecifické časové obdobie a spustenie v nesprávnom čase môže zmiasť zákazníkov a znehodnotiť celú kampaň. Ako projektový manažér nesiem za projekt a celý jeho priebeh plnú zodpovednosť. Preto je nevyhnutné k problému pristúpiť aktívne, a čo najskôr ho vyriešiť.Nesprávny postup: Čo nerobiť pri riešení akútnych problémov
- Hľadanie vinníka. Prvotný impulz môže byť snaha zistiť, kto je za chybu zodpovedný. Táto taktika však automaticky spúšťa obranné mechanizmy u dotknutých osôb, čo môže viesť ku konfliktom. Výsledkom je napätie v tíme, ktoré situáciu len zhorší.
- Vyšetrovanie „prečo“. Pokusy pochopiť, ako sa chyba mohla stať, môžu byť užitočné, ale nie v kritickom momente. Ak sa príliš zameriame na detaily a hľadanie systémových chýb, riskujeme, že nám unikne hlavný cieľ – okamžitá náprava.
- Prikazovanie riešení. Príkazy typu „urob to takto“ môžu na prvý pohľad vyriešiť situáciu, ale zároveň ochromujú tímovú iniciatívu. Kolegovia sa môžu začať spoliehať na manažéra, namiesto toho, aby sami navrhovali riešenia a do budúcna tak utrpí proaktivita tímu.
- Ututlanie chyby. Ak sa problém nedotkol klienta alebo iných strán, môže byť lákavé situáciu zamiesť pod koberec. Táto taktika však podkopáva dôveru a transparentnosť, čo sa môže negatívne prejaviť neskôr (najmä v prípade, ak sa dotknuté strany o chybe dozvedia).
Správny postup: Efektívne využitie hot fixu
- Zameranie na riešenie (hot fix). Hlavným cieľom je okamžitá náprava. Vytvorte priestor, aby tím mohol sám navrhnúť riešenie a promptne ho implementovať. Napríklad, v prípade zle načasovanej reklamy môžeme reklamu rýchlo pozastaviť a upraviť jej nastavenia tak, aby sa správne spustila v plánovanom období.
- Zhodnotenie dopadu chyby. Po odstránení problému je potrebné vyhodnotiť, aký dopad mala situácia na projekt. Koľko zákazníkov videlo reklamu predčasne? Aké môžu byť dôsledky na vnímanie kampane? Tieto informácie pomáhajú lepšie pripraviť komunikáciu s klientom.
- Analýza príčiny problému. Keď je kríza zažehnaná, venujte čas analýze, aby ste pochopili, čo presne chybu spôsobilo. Ide o zlyhanie v procesoch, nedostatok kontroly, alebo nedorozumenie v tíme? Táto fáza by mala byť konštruktívna s dôrazom na identifikáciu systémových chýb.
- Návrh preventívnych opatrení. Na základe zistení pripravte opatrenia, ktoré zabránia opakovaniu podobných problémov. To môže zahŕňať zavedenie lepších kontrolných mechanizmov, úpravu procesov alebo zlepšenie tímovej komunikácie. Všetky tieto body je potrebné klientovi otvorene odprezentovať, a ak je potrebné navrhnúť aj istú formu kompenzácie.
Záverečné odporúčania pre prácu s hot fixom
Hot fix je neoceniteľným nástrojom nielen na rýchle riešenie akútnych problémov, ale aj na zlepšenie celkových procesov. Pre projektových manažérov je dôležité vedieť, ako s ním pracovať správne. Odporúčam držať sa týchto bodov:- Podporujte otvorenú komunikáciu. Tím by mal vedieť, že chyby sú súčasťou práce a ich priznanie je prvým krokom k ich riešeniu. Transparentnosť a otvorenosť sú základom efektívnej spolupráce.
- Vytvorte prostredie, kde sa chyby stávajú príležitosťou na rast. Zapojte tím do návrhu a implementácie hot fixov, čím zvýšite ich pocit angažovanosti. Takto budú vedieť, že majú podporu pri riešení problémov, a zároveň sa budú cítiť kompetentní riešiť podobné situácie samostatne.
- Nastavte záložné plány B. Krízové situácie môžu byť prekvapivé, ale ich dopady sa dajú minimalizovať vopred pripravenými plánmi B. Záložné plány pomáhajú tímu konať rýchlo a adresne aj počas problémových situácií.
